Pagi-pagi Yanto diberitahu oleh direksi bahwa dia harus memimpin rapat bagian penjualan lagi minggu depan. Mendengar hal itu, Yanto langsung lemas. Memimpin rapat termasuk salah satu hal yang ditakutinya.

Bagaimana tidak? Meskipun jabatannya sebagai marketing support, dia adalah satu-satunya karyawan yang baru bekerja empat bulan, sedangkan semua anggota rapat adalah karyawan yang sudah bisa disebut senior di bidangnya. Selain senior, mereka juga sering memandang rendah orang lain.

Yanto sendiri heran mengapa harus dia yang memimpin rapat, mengapa tidak orang lain yang lebih senior saja, atau manager penjualan yang sudah bekerja tujuh tahun lamanya. Tapi ketika dia menanyakan hal itu pada direksi, jawabannya benar-benar mengecewakan, tidak memuaskan. Beliau hanya tertawa dan balik bertanya: “Memangnya dilarang?” Aduuuh. Betul-betul bikin pusing.

Pada waktu rapat pertama, akhir bulan lalu, Yanto begitu gugup sehingga tidak bisa mencatat semua hasil rapat. Bahkan kadang-kadang dia tidak bisa mengikuti jalannya rapat secara fokus.

Buktinya kadang-kadang dia menanyakan sesuatu yang sudah dibahas sebelumnya. Pikirannya terasa buntu. Jantungnya berdebar-debar kencang sekali. Tangannya juga sedingin es. Benar-benar memalukan.

Para peserta rapat lainnya saling berpandangan dan tersenyum-senyum secara sembunyi-sembunyi, tapi Yanto bisa merasakan bahwa mereka menertawakannya. Untung sekretaris direksi ikut dalam rapat itu untuk membantu membuat notulen rapat, sehingga Yanto cukup tertolong.

Menghadapi tugas keduanya ini Yanto bingung. Dia benar-benar tidak tahu bagaimana mengatasi kegugupan dan ketakutannya yang luar biasa itu. Belum lagi kalau para manajer divisi lain juga ikut rapat. Lengkap sudah ketakutan Yanto.

Dia lebih baik sakit flu berat sehingga bisa tinggal di rumah dan tidak usah ke kantor dan tidak usah memimpin rapat. Tapi sayangnya dia sehat walafiat. Baru kali ini Yanto merasa sedih karena sehat.

Kalau dipikir-pikir, sebenarnya tidak terlalu sulit memimpin rapat penjualan tersebut. Yanto mulai dengan pembukaan mengenai tujuan rapat dan apa yang diharapkan dari semua peserta rapat.

Kemudian dia hanya meminta agar semua area manager melaporkan perkembangan penjualan di masing-masing areanya. Kalau ada masalah yang dihadapi mereka, maka semua orang boleh urun rembug.

Kadang-kadang manajer penjualan yang membantu menganalisis dan mencari jalan keluar. Kalau pembicaraan sudah terlalu keluar dari jalur, maka tugas Yanto lagi untuk mengembalikan jalannya diskusi ke jalur yang seharusnya. Boleh dibilang sebenarnya tugasnya bukan sebagai pemimpin rapat, tapi hanya sebagai fasilitator.

Menganalisis
Akhirnya Yanto merasa bahwa dia harus melakukan sesuatu. Dia mencoba mencari cara agar dia dapat merasa nyaman berada di ruang rapat. Dia mulai menganalisis siapa saja peserta rapat. Berapa lama mereka sudah bekerja. Apa keahlian mereka.

Kemudian bagaimana sikap mereka sehari-hari dan sikap mereka dalam rapat. Apa saja kesulitan semua peserta rapat, dan lain sebagainya. Termasuk siapa-siapa saja yang sering menertawakannya dan mengapa mereka begitu. Yanto bermasud mengumpulkan data secara diam-diam.

Yanto mulai mencari data tentang para peserta rapat. Dia pun mendatangi mereka satu per satu. Yanto melakukan pendekatan langsung dengan mereka. Dia berusaha lebih mengenal mereka semua.

Terhadap orang yang terbuka, Yanto bersikap terbuka juga. Terhadap orang yang tertutup, dia lebih hati-hati agar tidak berkesan sok ingin tahu. Terhadap orang yang sudah senior, Yanto tidak mau menimbulkan kesan menggurui.

Terhadap orang yang arogan, Yanto bersikap rendah hati tapi tidak tampak bodoh sehingga dia tidak dihina. Terhadap orang yang harus dihormati, Yanto bersikap hormat. Terhadap orang yang mudah akrab, Yanto juga tidak menutup diri.

Demikianlah Yanto berusaha mengenal semua orang. Ternyata hasilnya tidak mengecewakan.

Tanpa sadar Yanto telah membuka jalur komunikasi pribadi dengan semua orang. Mereka jadi lebih mengenal Yanto, dan sebaliknya Yanto lebih mengenal mereka. Berbeda dengan dulu, perkenalan mereka dulu hanya sebatas pertemuan di ruang rapat. Kini mereka bisa saling menyapa, kadang-kadang bercanda. Yanto lebih bebas karena tidak canggung lagi mendatangi ruang para manajer itu. Malah kadang-kadang Yanto makan siang bersama mereka.

Ketika rapat bulanan tiba, Yanto merasakan perbedaan yang luar biasa. Dia tidak lagi ketakutan. Dia tidak lagi lupa mencatat hasil rapat. Tangannya tidak dingin lagi. Jantungnya tidak berdebar kencang lagi.

Suasana jauh lebih santai. Kalau Yanto melihat mereka berbisik-bisik sambil tersenyum, dia sudah tidak lagi curiga pada mereka. Dia tidak lagi merasa bahwa mereka sedang menertawakannya. Suasana rapat benar-benar berubah bagi Yanto.

Yanto kini merasa dirinya berada di antara teman, bukan lagi di tengah orang asing. Kini dia sadar bahwa selama ini yang dialaminya adalah masalah komunikasi. Mereka semua sebenarnya baik. Dia sendiri yang selama ini kurang mau berkomunikasi. Make friends! Be happy!

Oleh Lisa Nuryanti
Director Expands Consulting & Training Specialist
Email: expands@cbn.net.id